Software Integratie

Wat had Fons nou kunnen doen om het overzicht niet te verliezen toen hij zijn personeel in dienst nam? Software kan je helpen het overzicht voor je bewaren. Er is software voor allerhande taken. Voorraadbeheer hebben we net al genoemd, maar er zijn er meer.

Fons baalt. Hij is een loodgieter geworden, omdat hij het leuk vindt om bezig te zijn met kranen, verwarmingsinstallaties en het leggen van leidingen. De laatste tijd zit hij meer achter de computer, cijfertjes in te voeren. Omdat de zaken eigenlijk beter en beter gaan, besluit hij wat mensen aan te nemen voor wat van de ‘nevenactiviteiten’. Jurriaan, een accountant. En Bas is zijn nieuwe account manager. Nu kan hij zelf weer met zijn vak aan de slag.

In zijn eerste week keek Jurriaan niet blij. De administratie van de Ketel was een rommeltje, grotendeels opgezet in Excel. “Daar kan ik toch niet mee werken” moppert Jurriaan. Hij eist een administratief pakket. En omdat hij ook helemaal gek wordt van alle papieren werkbriefjes van de loodgieters en knechten, stelt hij ook voor om een urenregistratiesysteem te introduceren. Bas had niet zoveel wensen, maar zou het wel handig vinden als er een CRM-pakket zou komen.

Je ziet dat er met de groei van je organisatie stiekem allerhande software in gebruik genomen wordt. En je ziet ook, dat elke afdeling vaak op een autonome manier werkt. Okee, in het geval van de Ketel bestaan sommige afdelingen nog maar uit één persoon. Maar omdat zij in hun vakgebied binnen de organisatie de besten zijn, kunnen zij ook het beste beslissen welke software goed werkt.

Software is vaak ontwikkeld voor één specifieke taak; daardoor is het soms wat onhandig in gebruik als het gaat om samenwerken met andere pakketten.

Jurriaan is blij met zijn administratieve systeem. Hij heeft het helemaal ingericht zoals hij het wil. Veel gaat automatisch, maar sommige dingen moeten nog steeds met de hand gebeuren. Als hij aan het einde van de maand bijvoorbeeld de nieuwe klanten in de administratie met de hand op moet voeren. Bas heeft alle gegevens van de nieuwe klanten in zijn CRM-systeem staan.

Die print hij dan uit, waarna Jurriaan de gegevens kan overtypen in zijn administratiesysteem. Het zou fijn zijn als dat automatisch gebeurde. Dan kostte het zowel Bas als Jurriaan minder tijd, en was er geen kans op tikfouten. Ze zouden ook niet in de problemen komen, zoals laatst.

Bas was ziek, maar niemand anders wist de wachtwoorden van het CRM-pakket. Jurriaan had dus geen uitdraai van de nieuwe klanten, en kon kun facturen ook niet de deur uit doen.

In een keten van handelingen, wat je bedrijfsproces in principe is, is het ontzettend jammer als dit soort dingen gebeuren. Standaard kost het extra werk dat slechte samenwerking tussen pakketten veroorzaakt al veel tijd. En als er iets mis gaat, ligt het hele proces zelfs stil!

Als je goed nadenkt over de rollen en verantwoordelijkheden die de verschillende softwaresystemen in je proces hebben, en slim omgaat met de manier waarop je informatie uitwisselt tussen de verschillende systemen, kun je een boel van de bovengenoemde problemen voorkomen. Dit heet EAI: Enterprise Application Integration.

Enterprise Application Integration

Onder de noemer EAI kijkt cosys naar alle software die je organisatie in gebruik heeft (de combinatie van alle software die je in je organisatie gebruikt wordt ook wel applicatielandschap genoemd), en de manier waarop deze pakketten samenwerken. Zowel functioneel (welke applicatie heeft welke rol, en is verantwoordelijk voor welke gegevens?) als technisch (hoe wordt informatie tussen pakketten uitgewisseld?). Een applicatielandschap dat in de loop van de tijd is ontstaan, zou er zo uit kunnen zien:

applicatielandschap

Het is het belangrijk om in het landschap onafhankelijkheid te creëren, zodat softwarepakketten onderling niet zodanig aan elkaar geknoopt zijn, dat het ontzettend ingewikkeld wordt als je bijvoorbeeld één van de pakketten wilt vervangen. Loosely coupled noemen we dat.

Ook wordt er gekeken of de software stiekem niet wat taken heeft overgenomen op het gebied van het procesmanagement. Onafhankelijkheid is ook op dat vlak belangrijk, omdat je niet wilt dat een verandering in je bedrijfsproces betekent dat je hele IT-infrastructuur op de schop moet.

Er zijn allerhande tools beschikbaar die je in staat stellen om een loosely coupled toestand te bereiken. Die tools doen dat, door alle uitwisseling van gegevens tussen de verschillende softwarepakketten op zich te nemen. Dit soort pakketten vallen onder de noemer middleware. Microsoft BizTalk is daar een voorbeeld van.

middleware

Dit soort oplossingen hebben als voordeel: